Bestyrelsens forretningsorden - Dansk Kompetencecenter for Cirkulær Omstilling

FORRETNINGSORDEN FOR

Dansk Kompetencecenter for Cirkulær Omstilling (Dakofa)

1) Valg til bestyrelsen

Jf. vedtægternes §12, stk. 1-2, skal der vælges 6 ordinære bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter til Dakofas bestyrelse. Ved indstillinger til bestyrelsesvalg forsøger Dakofas bestyrelse i så høj grad, det er muligt, at sammensætningen af bestyrelsen tager hensyn til en passende repræsentativitet i forhold til eksempelvis følgende kriterier:

- Private og offentlige
- Vidensinstitutioner/rådgivere og leverandører
- Kvinder og mænd
- Yngre og ældre
- Fortrinsvis personer med ledelseserfaring.

Desuden bestræber bestyrelsen sig på at tilpasse sammensætningen efter den til enhver tid gældende medlemskreds samt den gældende strategis/handlingsplans intentioner. Sidstnævnte kan indbefatte hensyntagen til repræsentation af aktører fra forskellige led i værdikæden. Bestyrelsen vil desuden prioritere at indstille kandidater, der sikrer en bred vidensmæssig sammensætning i bestyrelsen samt på personniveau de nødvendige beslutningsmæssige kompetencer.

De 2 suppleanter har taleret men ingen stemmeret. Det besluttes ved drøftelse og eventuel afstemning i forbindelse med konstituering af bestyrelsen, hvem der er 1. suppleant og hvem der er 2. suppleant. Det bestræbes dog at prioritere suppleantrækkefølgen efter de ovennævnte kriterier.

Såfremt et bestyrelsesmedlem eller en suppleant skifter eller mister job under en valgperiode, vil vedkommende som udgangspunkt beholde sin post i bestyrelsen indtil førstkommende, ordinære generalforsamling. Dog kan vedkommende i særlige tilfælde blive siddende sin valgperiode ud med den resterende bestyrelses accept.

2) Bestyrelsens rotation og kontinuitet

Jf. vedtægternes §12, stk. 5, kan bestyrelsesmedlemmer tjene i max 2 perioder á 3 år, hvorefter de bør fratræde for at sikre en løbende fornyelse og tilgang af nye bestyrelsesmedlemmer. Kun i tilfælde, hvor det ikke er muligt at rekruttere nye suppleanter til bestyrelsen, bør et bestyrelsesmedlem fortsætte som suppleant efter endt periode som ordinært bestyrelsesmedlem.

I hensynet til bevarelse af en vis kontinuitet i bestyrelsens arbejde - set i relation til bestyrelsens rotationsprincipper - bestræber bestyrelsen sig på, at udskiftning af bestyrelsesmedlemmer sker i en takt, der ikke udtømmer bestyrelsens fælles kompetencer.

3) Valg af forperson, næstforperson og kasserer

Jf. vedtægternes §12, stk. 3, konstituerer bestyrelsen sig selv med forperson, næstforperson og kasserer. Ved konstitueringen bør der fortrinsvis vælges en forperson, der ikke, som følge af sit job eller virke i anden interesseorganisation, er kendt for at deltage aktivt i medier m.m. med holdningsbaserede udtalelser. Der bør derfor fortrinsvis vælges relativt neutrale forpersoner i forhold til emner, der er – eller kan forudses at blive – divergerende holdninger til i medlemskredsen.
I tilfælde af, at forpersonen er ansat i en privat virksomhed, vælges næstforpersonen så vidt muligt blandt de offentligt ansatte bestyrelsesmedlemmer fra eksempelvis kommuner, forsyningsselskaber, §60-selskaber m.v. og vice versa.

Kassereren vælges uafhængigt af forperson og næstforperson.

Jf. Dakofas gældende vedtægter beslutter forperson og næstforperson selv, om de vil tituleres forperson/næstforperson, formand/næstformand eller forkvinde/næstforkvinde. Beslutning herom meddeles i forbindelse med bestyrelsens konstituering.

4) Antal bestyrelsesmøder og indkaldelse til disse

Der afholdes som udgangspunkt 5 bestyrelsesmøder om året. Disse falder typisk i februar/marts, maj/juni, august, september/oktober og november/december.

I forbindelse med mødet i maj/juni afholdes et bestyrelsesseminar, hvor det er muligt for bestyrelsen at fordybe sig i såvel konkrete som mere generelle problemstillinger for foreningen og/eller sektoren generelt. Herunder gennemgås status for gældende handlingsplan, udkast til kommende handlingsplan samt hvert 5. år udkast til ny strategi for foreningen.

Bestyrelsesseminaret afholdes som udgangspunkt i internat, og de samlede udgifter til transport, forplejning, ophold og afholdelse af bestyrelsesseminarer forsøges holdt nede af hensyn til såvel Dakofas økonomi som deltagernes egenbetaling.

Mødet i august kan vælges afholdt som virtuelt møde med skriftlig godkendelse af udsendt dagsorden med eventuelle tilhørende bilag, såfremt indholdet ikke kræver fysisk fremmøde. Beslutningen herom træffes af forperson og direktør i fællesskab.

Som udgangspunkt er følgende emner faste punkter på dagsordenen ved bestyrelsesmøderne:

1) Godkendelse af dagsorden
2) Godkendelse af referat af seneste møde
3) Orientering fra direktøren, herunder eksempelvis:
- Medlemsoversigt
- Status for Dakofas arrangementsaktiviteter siden seneste møde
4) Kvartalsvis budgetopfølgning på møderne i maj/juni (for 1. kvartal), august (for 2. kvartal), november/december (for 3. kvartal) samt februar/marts (for 4. kvartal).
5) Budget for det kommende år (præsenteres på bestyrelsesseminar og godkendes på
generalforsamlingen)
6) Regnskab for foregående år (præsenteres på mødet i februar/marts)
7) Evt.
8) Resterende mødedatoer for indeværende år / forslag til møder det kommende år

Mødet i september/oktober afholdes efter generalforsamlingen. På dette møde er eneste dagsordenspunkter som udgangspunkt:

1) Godkendelse af dagsorden
2) Godkendelse af referat af seneste møde
3) Konstituering af bestyrelsen
4) Opfølgning på eventuelle beslutninger truffet af generalforsamlingen
5) Evt.
6) Resterende mødedatoer for indeværende år

I forbindelse med mødet i november/december inviteres den samlede bestyrelse på julefrokost.

Alle møder, som afholdes i Dakofas sekretariat, lægges som udgangspunkt i tidsrummet fra kl. 12.00 til 15.30 startende med fælles frokost. Dog kan mødet i november/december lægges i tidsrummet kl. 16.00 til 18.30. Den til enhver tid siddende direktør indkalder til bestyrelsesmøde med dagsorden og eventuelle tilhørende bilag senest 8 dage inden dato for bestyrelsesmødet. Dette kan dog fraviges, såfremt der af særlige årsager ønskes et mere aktuelt bilag eller lignende.

5) God bestyrelsesskik

Bestyrelsesmedlemmer skal i forhold til bestyrelsesarbejdet udelukkende virke i foreningens interesse uafhængigt af personlige interesser eller bestyrelsesmedlemmets arbejdsgivers interesser. Såfremt et bestyrelsesmedlem vurderer at være inhabilt til en afstemning endsige drøftelse af et givent emne, melder vedkommende dette ud, så snart det er muligt.

Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter deltager forberedt og fast i bestyrelsens møder og arbejde.

Der tages referat af alle møder, og disse referatudkast sendes umiddelbart efter møderne til bestyrelsen, således at referatet kan godkendes ved det førstkommende møde.

Det er kun direktøren og forpersonen, der kan udtale sig på foreningens vegne. Direktøren kan delegere til sekretariatsmedlemmer, at de kan udtale sig i konkrete tilfælde på Dakofas vegne. Ved mediestorm og mediekriser, hvor foreningens renomme er truet, skal direktøren og forpersonen sammen fastlægge kommunikationsstrategien samt aftale, hvem der udtaler sig og hvilke budskaber, der skal kommunikeres. Direktøren og forpersonen skal løbende orientere bestyrelsen herom.

Såfremt forpersonen eller et bestyrelsesmedlem kommer i væsentlig ”bad standing” som følge af eksempelvis lovbrud, alvorlige begrundede anklager o.l. i relation til sit professionelle virke, hvor personens fortsatte virke i foreningen kan skade Dakofas omdømme, bør vedkommende trække sig midlertidigt eller permanent fra sin post. Den øvrige bestyrelse kan ved simpelt flertal udelukke et medlem fra bestyrelsens virke i sådanne tilfælde.

Egenkapitalens størrelse skal så vidt muligt svare til 6 måneders omkostninger for foreningen +/- 20 %, herunder husleje, løn og løbende drifts- og fraflytningsudgifter, således at der er det fornødne kapitalberedskab til en ordnet afvikling af foreningen.

6) Bestyrelseshonorar

Der ydes ikke honorar for at sidde i Dakofas bestyrelse; uanset ordinært bestyrelsesmedlem eller suppleant. Til gengæld dækkes de nødvendige transportudgifter til bestyrelsesmøder og -seminarer efter bilag for såvel bestyrelsesmedlemmer som suppleanter.

7) Bestyrelsens relation til direktøren

Bestyrelsen ansætter, afskediger og fastlægger ansættelsesvilkår for direktøren. Beslutninger og/eller hændelser, der er af væsentlig betydning for foreningen, skal direktøren forelægge bestyrelsen til godkendelse. Væsentlig betydning defineres som beslutninger og/eller hændelser, der vurderes at kunne skade foreningens finansielle status med mere end 500.000 kr. pr. år eller foreningens omdømme.

Direktøren varetager den daglige ledelse af sekretariatet og ansætter/afskediger personale.

Direktøren deltager i bestyrelsesmøderne og kan vælge at lade sin souschef deltage som referent. Ved særlig belysning af konkrete emner eller sager, kan desuden medtages faglige eller administrative medarbejdere til belysning heraf.

På direktørens forarbejde tager bestyrelsen stilling til indhold af rapporter om eksempelvis budgetters udfærdigelse og opfølgning herpå, egenkapitalens størrelse og finansieringsforhold samt væsentlige ændringer i bemandingen af sekretariatet.

Forpersonen gennemfører en årlig medarbejdersamtale med direktøren, hvor der blandt andet diskuteres direktørens udviklingsplan, evt. pensioneringsplaner, plan for succession for direktør, evaluering af samarbejdet, strategi og handlingsplan, m.m.

Forpersonen forhandler den årlige eventuelle lønjustering for direktøren, i det det forudsættes, at direktørens lønudvikling skal følge lønudviklingen for tilsvarende stillinger generelt. Forpersonen kan ikke aftale væsentlige ændringer i direktørens ansættelsesforhold, så som evt. kompensationer, yderligere løn- og ansættelsesfordele, ændrede varsler o.l. uden beslutning i bestyrelsen.

En eventuel opsigelse af direktøren kræver en bestyrelsesbeslutning baseret på en simpel flertalsbeslutning. Ved stemmelighed er forpersonens stemme afgørende.

Ansættelse af direktøren ledes af forpersonen i samarbejde med næstforpersonen, og der bør derudover etableres et ansættelsesudvalg bestående af en repræsentant for sekretariatet samt evt. et eller flere bestyrelsesmedlemmer. Forpersonen har den afgørende beslutningskompetence ved ansættelsen.

Direktøren er ansvarlig for, at Dakofa ikke må påtage sig betalte udrednings- eller rådgivningsopgaver i konkurrence med foreningens medlemmer. Dakofa kan i særlige tilfælde lave aftale om honoreret arbejde for andre aktører, når det vurderes at være til gavn for en stor del af foreningens medlemmer, og når det er i overensstemmelse med foreningens prioriterede indsatsområder jf. strategi og handlingsplan.

8) Hjemmel og gyldighed

Nærværende forretningsorden er udfærdiget i henhold til vedtægternes §12, stk. 4, og kan til enhver tid ændres af den til enhver tid siddende bestyrelse ved simpelt flertal blandt de ordinære bestyrelsesmedlemmer. Ved stemmelighed tæller forpersonens stemme dobbelt.

Nærværende forretningsorden er vedtaget på bestyrelsesmøde den 21. maj 2024.

DAKOFA's storsponsorer