Dansk Kompetencecenter for Affald og Ressourcer

FORRETNINGSORDEN FOR

DANSK KOMPETENCECENTER FOR AFFALD OG RESSOURCER

(DAKOFA)

1) Valg til bestyrelsen

Jf. vedtægternes §12, stk. 1-2, skal der vælges 6 ordinære bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter til DAKOFAs bestyrelse. Ved indstillinger til bestyrelsesvalg forsøger DAKOFAs bestyrelse i så høj grad, det er muligt, at sammensætningen af bestyrelsen tager hensyn til en passende repræsentativitet i forhold til eksempelvis følgende kriterier:

Private og offentlige
Vidensinstitutioner/rådgivere og leverandører
Kvinder og mænd
Yngre og ældre
Fortrinsvis personer med ledelseserfaring.

Desuden bestræber bestyrelsen sig på at tilpasse sammensætningen efter den til enhver tid gældende medlemskreds samt den gældende strategis/handlingsplans intentioner. Sidstnævnte kan indbefatte hensyntagen til repræsentation af aktører fra forskellige led i værdikæden. Bestyrelsen vil desuden prioritere at indstille kandidater, der sikrer en bred vidensmæssig sammensætning i bestyrelsen samt på personniveau de nødvendige beslutningsmæssige kompetencer. 

De 2 suppleanter har taleret men ingen stemmeret. Det besluttes ved drøftelse og eventuel afstemning i forbindelse med konstituering af bestyrelsen, hvem der er 1. suppleant og hvem der er 2. suppleant. Det bestræbes dog at prioritere suppleantrækkefølgen efter de ovennævnte kriterier.

2) Bestyrelsens rotation og kontinuitet 

Jf. vedtægternes §12, stk. 5, kan bestyrelsesmedlemmer tjene i max 2 perioder á 3 år, hvorefter de bør fratræde for at sikre en løbende fornyelse og tilgang af nye bestyrelsesmedlemmer. Kun i tilfælde, hvor det ikke er muligt at rekruttere nye suppleanter til bestyrelsen, bør et bestyrelsesmedlem fortsætte som suppleant efter endt periode som ordinært bestyrelsesmedlem.

I hensynet til bevarelse af en vis kontinuitet i bestyrelsens arbejde - set i relation til bestyrelsens rotationsprincipper - bestræber bestyrelsen sig på, at udskiftning af bestyrelsesmedlemmer sker i en takt, der ikke udtømmer bestyrelsens fælles kompetencer.

3) Valg af formand, næstformand og kasserer

Jf. vedtægternes §12, stk. 3, konstituerer bestyrelsen sig selv med formand, næstformand og kasserer. Ved konstitueringen bør der fortrinsvis vælges en formand, der ikke, som følge af sit job eller virke i anden interesseorganisation, er kendt for at deltage aktivt i medier m.m. med holdningsbaserede udtalelser. Der bør derfor fortrinsvis vælges relativt neutrale formænd i forhold til emner, der er – eller kan forudses at blive – divergerende holdninger til i affalds- og ressourcesektoren.

I tilfælde af, at formanden er ansat i en privat virksomhed, vælges næstformanden så vidt muligt blandt de offentligt ansatte bestyrelsesmedlemmer fra eksempelvis kommuner, forsyningsselskaber, §60-selskaber m.v. og vice versa.

Kassereren vælges uafhængigt af formand og næstformand.

4) Antal bestyrelsesmøder og indkaldelse til disse

Der afholdes som udgangspunkt 5 bestyrelsesmøder om året. Disse falder typisk i marts, maj/juni, august, september og november.

I forbindelse med mødet i maj/juni afholdes et bestyrelsesseminar, hvor det er muligt for bestyrelsen at fordybe sig i såvel konkrete som mere generelle problemstillinger for foreningen og/eller sektoren generelt. Bestyrelsesseminaret afholdes som udgangspunkt i internat og et sted, hvor det er muligt at lade sig inspirere af organisatoriske og/eller driftsmæssige forhold; dette være sig i Danmark som i udlandet. De samlede udgifter til transport, forplejning, ophold og afholdelse af bestyrelsesseminarer forsøges holdt nede af hensyn til såvel DAKOFAs økonomi som deltagernes egenbetaling.

Mødet i august kan vælges afholdt som virtuelt møde med skriftlig godkendelse af udsendt dagsorden med eventuelle tilhørende bilag, såfremt indholdet ikke kræver fysisk fremmøde. Beslutningen herom træffes af formand og direktør i fællesskab.

Som udgangspunkt er følgende emner faste punkter på dagsordenen:

1) Godkendelse af dagsorden

2) Godkendelse af referat af seneste møde

3) Orientering fra direktøren, herunder eksempelvis:

• Medlemsoversigt

• Besøgsstatistik for hjemmeside (fremlægges på bestyrelsesseminaret og novembermødet)

• Status for DAKOFAs arrangementsaktiviteter siden seneste møde

4) Kvartalsvis budgetopfølgning på møderne i juni (for 1. kvartal), august (for 2. kvartal), november (for 3. kvartal) samt marts (for 4. kvartal).

5) Budget for kommende år (præsenteres på bestyrelsesseminar)

6) Regnskab for foregående år (præsenteres på mødet i marts)

7) Evt.

8) Resterende mødedatoer for indeværende år / forslag til møder det kommende år

Mødet i september afholdes efter generalforsamlingen i forbindelse med DAKOFAs Årskonference. På dette møde er eneste dagsordenspunkter som udgangspunkt:

1) Godkendelse af dagsorden

2) Godkendelse af referat af seneste møde

3) Konstituering af bestyrelsen

4) Opfølgning på eventuelle beslutninger truffet af generalforsamlingen

5) Evt.

6) Resterende mødedatoer for indeværende år

I forbindelse med mødet i november inviteres den samlede bestyrelse på julefrokost.

Alle møder, som afholdes i DAKOFAs sekretariat, lægges som udgangspunkt i tidsrummet fra kl. 12.00 til 15.30 startende med fælles frokost. Dog kan mødet i november lægges i tidsrummet kl. 16.00 til 18.30.

Den til enhver tid siddende direktør indkalder til bestyrelsesmøde med dagsorden og eventuelle tilhørende bilag senest 8 dage inden dato for bestyrelsesmødet. Dette kan dog fraviges, såfremt der af særlige årsager ønskes et mere aktuelt bilag eller lignende.

5) God bestyrelsesskik

Bestyrelsesmedlemmer skal i forhold til bestyrelsesarbejdet udelukkende virke i foreningens interesse uafhængigt af personlige interesser eller bestyrelsesmedlemmets arbejdsgivers interesser. Såfremt et bestyrelsesmedlem vurderer at være inhabilt til en afstemning endsige drøftelse af et givent emne, melder vedkommende dette ud, så snart det er muligt.

Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter deltager forberedt og fast i bestyrelsens møder og arbejde.

Bestyrelsen gennemfører tilbagevendende evalueringer med en frekvens på ca. 2 år, hvor der evalueres på eksempelvis kvaliteten af bestyrelsens arbejde, bestyrelsens sammensætning, behov for nye kompetencer og erfaringer i bestyrelsen m.m.

Bestyrelsen fastlægger og følger løbende op på gældende strategi og handlingsplan, som vedtages på generalforsamlingen hvert 5. hhv. hvert år.

Der tages referat af alle møder, og disse referatudkast sendes umiddelbart efter møderne til bestyrelsen, således at referatet kan godkendes ved det førstkommende møde.

Det er kun direktøren og formanden, der kan udtale sig på foreningens vegne. Direktøren kan delegere til sekretariatsmedlemmer, at de kan udtale sig i konkrete tilfælde på DAKOFAs vegne. Ved mediestorm og mediekriser, hvor foreningens renomme er truet, skal direktøren og formanden sammen fastlægge kommunikationsstrategien samt aftale, hvem der udtaler sig og hvilke budskaber, der skal kommunikeres. Direktøren og formanden skal løbende orientere bestyrelsen herom.

Såfremt formanden eller et bestyrelsesmedlem kommer i væsentlig ”bad standing” som følge af eksempelvis lovbrud, alvorlige begrundede anklager o.l. i relation til sit virke i affaldsbranchen, hvor personens fortsatte virke i foreningen kan skade DAKOFAs omdømme, bør vedkommende trække sig midlertidigt eller permanent fra sin post. Den øvrige bestyrelse kan ved simpelt flertal udelukke et medlem fra bestyrelsens virke i sådanne tilfælde.

Egenkapitalens størrelse skal svare til 6 måneders omkostninger for foreningen +/- 20 %, herunder husleje, løn og løbende drifts- og fraflytningsudgifter, således at der er det fornødne kapitalberedskab til en ordnet afvikling af foreningen.

6) Bestyrelseshonorar

Der ydes ikke honorar for at sidde i DAKOFAs bestyrelse; uanset ordinært bestyrelsesmedlem eller suppleant. Til gengæld dækkes de nødvendige transportudgifter til bestyrelsesmøder og -seminarer efter bilag for såvel bestyrelsesmedlemmer som suppleanter.

7) Bestyrelsens relation til direktøren

Bestyrelsen ansætter, afskediger og fastlægger ansættelsesvilkår for direktøren. Beslutninger og/eller hændelser, der er af væsentlig betydning for foreningen, skal direktøren forelægge bestyrelsen til godkendelse. Væsentlig betydning defineres som beslutninger og/eller hændelser, der vurderes at kunne skade foreningens finansielle status med mere end 500.000 kr. pr. år eller foreningens omdømme.

Direktøren varetager den daglige ledelse af sekretariatet og ansætter/afskediger personale.

Direktøren deltager i bestyrelsesmøderne og kan vælge at lade sin souschef deltage som referent. Ved særlig belysning af konkrete emner eller sager, kan desuden medtages faglige eller administrative medarbejdere til belysning heraf.

På direktørens forarbejde tager bestyrelsen stilling til indhold af rapporter om eksempelvis budgetters udfærdigelse og opfølgning herpå, egenkapitalens størrelse og finansieringsforhold samt væsentlige ændringer i bemandingen af sekretariatet.

Formanden gennemfører en årlig medarbejdersamtale med direktøren, hvor der blandt andet diskuteres direktørens udviklingsplan, evt. pensioneringsplaner, plan for succession for direktør, evaluering af samarbejdet, strategi og handlingsplan, m.m.

Formanden forhandler den årlige eventuelle lønjustering for direktøren, i det det forudsættes, at direktørens lønudvikling skal følge lønudviklingen for tilsvarende stillinger i affaldsbranchen generelt. Formanden kan ikke aftale væsentlige ændringer i direktørens ansættelsesforhold, så som evt. kompensationer, yderligere løn- og ansættelsesfordele, ændrede varsler o.l. uden beslutning i bestyrelsen.

En eventuel opsigelse af direktøren kræver en bestyrelsesbeslutning baseret på en simpel flertalsbeslutning. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. 

Ansættelse af direktøren ledes af formanden i samarbejde med næstformanden, og der bør derudover etableres et ansættelsesudvalg bestående af en repræsentant for sekretariatet samt evt. et eller flere bestyrelsesmedlemmer. Formanden har den afgørende beslutningskompetence ved ansættelsen.

Direktøren er ansvarlig for, at DAKOFA ikke må påtage sig betalte udrednings- eller rådgivningsopgaver i konkurrence med foreningens medlemmer. DAKOFA kan i særlige tilfælde lave aftale om honoreret arbejde for andre aktører, når det vurderes at være til gavn for en stor del af foreningens medlemmer og når det er i overensstemmelse med foreningens prioriterede indsatsområder jf. strategi og handlingsplan.

8) Hjemmel og gyldighed

Nærværende forretningsorden er udfærdiget i henhold til vedtægternes §12, stk. 4, og kan til enhver tid ændres af den til enhver tid siddende bestyrelse ved simpelt flertal blandt de ordinære bestyrelsesmedlemmer. Ved stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt.

Nærværende forretningsorden er vedtaget på bestyrelsesmøde den 20. august 2019.